Phoneman jest modułowym systemem stanowiącym kompleksowe narzędzie do zarządzania telefonią komórkową i stacjonarną,  urządzeniami telefonicznymi oraz wyposażeniem pracownika i biura.

Standardowy system składa się z modułów podstawowych. Może być rozszerzony o moduły dodatkowe, moduły WWW i mobile.

Moduł Numery telefonów (SIM)

Zadaniem modułu jest  ewidencja numerów telefonów oraz powiązanie w jednym miejscu wszystkich danych szczegółowych związanych z numerami telefonów, np. historii użytkowania numeru, przypisanych do numeru aparatach, rozmowach (billingi),  przekroczonych limitach, kosztach związanych z numerem.

Moduł Użytkownicy

Zadaniem modułu jest ewidencja danych dotyczących pracowników oraz powiązanie w jednym miejscu wszystkich danych związanych z pracownikami, m.in.: historii używanych numerów telefonów, historii posiadanych urządzeń, rozmowach (billingach), przynależności do struktury organizacyjnej, wygenerowanych kosztach.

W zaawansowanych rozwiązaniach dane pracowników, ich  przynależność do struktur firmy pobierane są automatycznie z systemów HR. Dzięki temu dane w systemie, raporty i analizy zawsze są poprawne (np. dekrety faktur billingowych).

Moduł Organizacja

Moduł ten odpowiada za odwzorowanie struktury organizacyjnej firmy oraz  przypisanie użytkowników i telefonów do tej struktury wraz z historią.

Moduł Urządzenia (aparaty telefoniczne)

Moduł umożliwia prowadzenie kartoteki urządzeń telefonicznych, np.: aparatów i modemów wraz z pełną historią ich użytkowania. Umożliwia drukowanie protokołów przekazania sprzętu, obiegówki oraz powiadomienie użytkownika  o konieczności rozliczenia się z przydzielonego urządzenia.

Moduł Wyposażenie pracownika i wyposażenie biura

Moduł umożliwia prowadzenie kartoteki wyposażenia pracowników innego niż aparaty telefoniczne, np. laptopów, drukarek, rzutników. wraz z pełną historią ich użytkowania. Umożliwia drukowanie protokołów przekazania sprzętu, obiegówki oraz powiadomienie użytkownika  o konieczności rozliczenia się z przydzielonego urządzenia.

Moduł Koszty

Moduł umożliwia wprowadzanie kosztów użytkowania numerów telefonicznych i aparatów oraz przygotowywanie dekretów księgowych faktur. 

Moduł Importy billingów i zasobów

Moduł umożliwia import faktur billingowych dostarczanych przez operatorów sieci komórkowych a także importy danych o pracownikach, ich przynależności do struktury organizacyjnej firmy, importy urządzeń i numerów telefonicznych.

Moduł Limity i rozliczenia

Moduł umożliwia  konfigurowanie i przydzielanie limitów,  wykonywanie rozliczeń oraz generowanie obciążeń. Dedykowane elementy modułu, stanowiące rozszerzenie systemu, umożliwiają rozsyłania korespondencji z obciążeniami do pracowników, ich przełożonych lub prezentację ich w aplikacji WWW.

Moduł  Raporty i analizy

Moduł, umożliwiają wykonywanie raportów i analiz oraz kontrolę kosztów w wielu płaszczyznach takich jak numer telefonu, MPK oraz użytkownik. 

Moduł Program Wymiany Aparatów (PWA)

Moduł, dzięki któremu operator ma możliwość kontrolowania dat wymiany aparatów w programie wymiany aparatów, rozumianym jako umowa między operatorem telekomunikacyjnym a kupującym, w którym kupujący otrzymuje aparat telefoniczny po preferencyjnej cenie, a w zamian za to zobowiązuje się do korzystania i opłacania usługi telefonicznej przez określony czas (np. 24 miesiące).

Moduł ADO i RODO

Moduł Administracja Danymi Osobowymi spełnienia wymagania rozporządzenia MSWiA z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych, w szczególności § 7 ww. rozporządzenia.

Moduł Uprawnienia

Moduł umożliwia precyzyjne przypisanie praw Operatorom systemu do wybranych elementów tematycznych (np. numery telefoniczne, aparaty, koszty) oraz do zasobów (np. pracownicy i numery w regionach).

Zadaniem aplikacji WWW  jest prezentacja określonych danych związanych z pracownikami i użytkowanymi przez nich telefonami i aparatami, kosztami, billingami, analizami dotyczącymi pracowników, rozliczeniami. Dostęp do danych zależy od uprawnień (np. tylko dane dotyczące użytkownika, pracowników MPK lub regionu, podwładnych lub pracowników struktury organizacyjnej firmy).

Aplikacja mobilna wykorzystuje urządzenia przenośne (smartfony oraz tablety) do wprowadzania danych operacyjnych. Zakres funkcjonalny aplikacji zależy od potrzeb, a dostępne opcje zależne są od uprawnień użytkownika aplikacji. Może to być np.:  przekazywanie i zdawanie numerów oraz aparatów telefonicznych.

Podczas przekazania numeru lub aparatu możliwe jest złożenie podpisów na ekranie smartfonu zarówno przez pracownika odbierającego lub zwracającego numer czy aparat, jaki i pracownika administracji. Po akceptacji numer lub aparat natychmiast zmienia status w bazie danych, a podpisany protokół przekazania stanowi załącznik wykonanej operacji.

Moduły dodatkowe stanowią rozszerzenie systemu Carmen zarówno jako nowe funkcjonalności, jak i funkcjonalności znacznie rozszerzone względem modułów podstawowych. 

Moduł Wielofirmowy

Moduł umożliwia obsługę w systemie więcej niż jednej firmy. Uprawnienia zapewniają dostęp do danych uprawnionym osobom wyłącznie w zakresie własnych numerów telefonów, aparatów i użytkowników, a wszystkie operacje, koszty oraz rozliczenia przypisywane są do określonej firmy. Każda zarejestrowana w systemie firma może posiadać własną strukturę organizacyjną. Rozwiązanie takie pozwala na analizę każdej firmy osobno, grupy firm lub całości.

Moduł Akceptacja i księgowania faktur

Zadaniem modułu jest integracja systemu Carmen z systemem finansowym (księgowym) firmy. Po wprowadzeniu (imporcie) faktury do Carmena, jest ona akceptowana i w określonej  podczas integracji postaci trafia do systemu finansowego, gdzie polega procesowi księgowania. Cały proces odbywa się w sposób w pełni zautomatyzowany, przy minimalnej ingerencji Operatora systemu.

Moduł Karty dostępu

Moduł kart dostępu zapewnia ewidencję oraz gospodarką kartami dostępu do pomieszczeń dla pracowników firmy lub pracowników firm zewnętrznych. Moduł realizuje: definiowanie obszarów dostępu, określanie rodzaju karty oraz proces wydawania i zwrotu kart.

Charakteryzuje go, typowy dla systemu, intuicyjny i przyjazny interfejs, w którym zastosowano szereg nowatorskich rozwiązań umożliwiających łatwe wprowadzanie danych oraz szybki dostęp do wybranych informacji. Możliwość pracy na wielu widokach, dająca jednoczesny dostęp do wielu modułów oraz opcji dodawania, podglądania i edytowania danych. Wykonywanie operacji grupowych, które usprawnia i przyspiesza pracę, zwłaszcza w przypadku modyfikacji danych. Szerokie możliwości konfiguracyjne oraz tworzenie profili umożliwiające dostosowanie zawartości widoków oraz sposobu wyświetlania informacji do indywidualnych potrzeb każdego użytkownika systemu a automatyczna kontrola statusów eliminuje błędy ludzkie podczas wprowadzania newralgicznych danych.