System CARMEN jest kompleksowym, wielomodułowym narzędziem do zarządzania i kontroli floty pojazdów własnych (w tym pojazdów leasingowanych lub wynajmowanych) oraz wziętych w zarządzanie. Dedykowany jest firmom średniej wielkości, firmom wielodziałowym i wieloregionalnym oraz holdingom skupiającym wiele firm, które posiadają od klikudziesięciu do kilku tysięcy pojazdów.
Standardowy system składa się z modułów podstawowych. Może być rozszerzony o moduły dodatkowe, moduły WWW i mobile. Może być także łączony z modułami dostępnymi w innych systemach (np. telefony).
Moduł Pojazdy
To podstawowy moduł systemu Carmen. Zadaniem modułu jest ewidencja pojazdów oraz udostępnianie w jednym miejscu danych związanych z pojazdami, także tych pochodzących z innych modułów np. parametrów eksploatacyjnych, historii użytkowania pojazdu, przypisaniu pojazdów do struktur firmy, dokumentów zakupu i sprzedaży, umów leasingu i wynajmu, polis i szkód, kosztów itd. Umożliwia analizę i raportowanie pojazdów.
Moduł Użytkownicy
Zadaniem modułu jest ewidencja danych dotyczących pracowników oraz przedstawienie i raportowanie w jednym miejscu wszystkich danych związanych z pracownikami, m.in.: historii użytkowania pojazdów, szkód, kosztów, posiadanym wyposażeniu, wykorzystaniu pojazdów służbowych do celów prywatnych itd.
W zaawansowanych rozwiązaniach dane pracowników, ich przynależność do struktur firmy i nieobecności w pracy pobierane są automatycznie z systemów HR. Dzięki temu dane w systemie, raporty i analizy zawsze są poprawne (np. dekrety faktur).
Moduł Organizacja
Moduł ten odpowiada za odwzorowanie struktury organizacyjnej firmy oraz przypisanie użytkowników i pojazdów do tej struktury.
Moduł Koszty
Moduł umożliwia rejestrację ręczna lub automatyczna (importy) kosztów eksploatacji pojazdów, wg podziału na ich rodzaje wraz z odnotowaniem stanu licznika i daty/godziny operacji, określenie sposobów rozliczania VAT, rozliczania KUP/NKUP oraz raportowania tych kosztów w wielu płaszczyznach, np.: pojazdy, użytkownicy, MPK-i.
Pozwala na przygotowywanie dekretów księgowych.
Moduł Importy faktur kosztowych
Moduł umożliwia import faktur zbiorczych za paliwo, leasingi, usługi oponiarskie itp. przy pomocy dedykowanych importów, podczas których koszty przypisywane są do pojazdów, pracowników, MPK, rodzajów kosztów i kont księgowych. Operator ma także do dyspozycji import uniwersalny faktur, za pomocą którego sam może stworzyć plik i zaimportować fakturę.
Moduł Umowy (pochodzenie pojazdu)
Moduł umożliwia określenie pochodzenia pojazdu (np. własny, leasingowany, wynajmowany), zdefiniowanie oraz kontrolowanie stanu umów, aneksów, elementów umów oraz kosztów z nimi związanych. Umożliwia szczegółową ewidencję danych o umowie oraz wykonywanie analiz i raportów związanych z kosztami umów.
Moduł Audytorski
Moduł umożliwia określanie stanu floty w określonym dniu czy między określonymi datami. Dla wybranych pojazdów dostępne są wszystkie analizy, raporty i zestawienia.
Moduł Opony
Moduł opony umożliwia gospodarkę oponami i kontrolę ich zużycia, a także rejestrację kosztów związanych z oponami (np. zakupu, wymian, napraw).
Moduł Polisy i szkody
Moduł, umożliwia rejestracją polis, kontrolą ich ważności, ewidencję szkód, kosztów z nimi związanych oraz odszkodowań. Zapewnia także rozliczanie szkód.
Moduł oględziny i uszkodzenia
Moduł daje możliwości kontrolowania uszkodzeń pojazdów. Uszkodzenia wprowadzane są m. in. podczas przekazań pojazdu czy rejestracji szkód. Dają nam aktualny obraz stanu pojazdów. Mogą być wzbogacone o podłączone zdjęcia.
Moduł Wyposażenie
Wyposażenie, to moduł pozwalający na ewidencję wyposażenia, zarówno pojazdu (np. gaśnice, CB radio) jak i użytkownika (np. palmtop, telefon), rejestrację kosztów z nim związanych oraz kontrolę przynależności (do pojazdu lub użytkownika) wraz z zachowaniem pełnej historii. Moduł umożliwia drukowanie protokołów przekazania sprzętu, obiegówki oraz powiadomienie użytkownika, np. poprzez e-mail, o konieczności rozliczenia się z przydzielonego urządzenia.
Moduł Raporty i analizy
Umożliwia analitykę na dowolnie określonej płaszczyźnie (firma, region, mpk, pojazd, użytkownik) oraz poziomie szczgółowości. Operator do swojej dyspozycji otrzymuje raporty i analizy, w tym zaawansowane analizy na potrzeby działu finansowego. Dostępne są także zestawienia i analizy graficzne.
Moduł Karty płatnicze (flotowe i serwisowe)
Moduł umożliwia ewidencję kart płatniczych wykorzystywanych przez koncerny paliwowe do identyfikacji pojazdów podczas tankowań na stacjach paliw tych koncernów (np. ORLEN, BP, SHELL). Podczas importów danych z tych stacji koszty przypisywane są automatycznie do tych kart.
Moduł Importy zasobów
Umożliwia zasilanie systemu danymi podstawowymi podczas procesu wdrażania, a także podczas eksploatacji systemu. Dostępne są dedykowane importy, w tym: importy danych związanych z pojazdami, m.in.: pojazdy, polisy, szkody, opony, umowy leasingu i wynajmu, pracowników, nieobecności oraz dostawców usług flotowych.
Moduł Paliwo i analityczne karty drogowe
Moduł pozwala na kontrolę kosztów, ilości i średniego zużycia paliwa oraz analizuje miesięczne przebiegi. Udostępnia szeroki wachlarz raportów i analiz dotyczących miedzy innymi tankowań weekendowych, na urlopowych, niezgodnych z rodzajem paliw przypisanych do pojazdu oraz wykonywaniu analiz ilościowych zakupionego paliwa
Moduł Ochrona środowiska
Moduł umożliwia rozliczenie emisji spalin wg stawek określonych w Dzienniku Ustaw.
Moduł Certyfikaty przypominacze
Moduł umożliwia, w sposób zautomatyzowany lub manualny, przypominanie o zbliżających się terminach, np. badania technicznego, przeglądu okresowego, kończącej się ważności polisy itp.
Moduł Wiadomości
Moduł umożliwia bezpośrednie mailowanie do wyróżnionych pracowników czy użytkowników pojazdów oraz wysyłanie wiadomości mailowych w zastępstwie protokołów wydania czy zwrotu pojazdu, wyposażenia.
Moduł Dokumenty
Umożliwia rejestrację dokumentów, w tym dokumentów użytkownika i pojazdu, wraz z określeniem ich ważności oraz podłączeniem plików. Możliwe jest podłączanie dokumentacji w postaci plików (PDF, XLS, DOC, zdjęcia) w celu późniejszego wykorzystania.
Moduł Nieobecności
Moduł umożliwia ewidencję nieobecności pracowników. Nieobecności mogą być dodawane, importowane lub pobierane automatycznie z systemu HR (dla rozwiązań z automatycznym pobieraniem). Nieobecności są wykorzystywane do raportowania kosztów (w tym tankowań) podczas nieobecności.
Moduł Badania/Szkolenia
Moduł umożliwia ewidencję badań i szkoleń pracowników, przypomina osobom odpowiedzialnym za badania i szkolenia o konieczności dokonania kolejnych. Umożliwia wysyłanie powiadomień do pracowników o zbliżających się terminach.
Moduł Mandaty
Moduł umożliwia ewidencję mandatów, realizuje proces powiadamiania pracowników oraz komunikację z organami odpowiedzialnymi za wystawianie mandatów.
Moduł Parkingi
Moduł umożliwia ewidencjonowanie miejsc parkingowych firmy (np. w garażach biurowców) oraz rejestrowanie historii użytkowania tych miejsc na potrzeby pracowników, pojazdów czy struktur organizacyjnych firmy. Możliwe jest także przechowywanie planów obiektów.
Moduł Limity i rozliczenia ustawowe
Moduł umożliwia wykonywanie rozliczeń ustawowych (np. obciążenia za użytkowanie pojazdów służbowych do celów prywatnych) oraz określanie limitów (np. limit na ilość litrów paliwa, przejechane km) użytkownikom pojazdów, a następnie generowanie obciążeń.
Moduł Planowanie wymiany pojazdów
Moduł umożliwia przeprowadzenie symulacji wymiany pojazdów na podstawie wcześniej określonych kryteriów, np. przewidywany przebieg względem czasu użytkowania.
Moduł Budżet
Moduł umożliwia zaplanowanie oraz kontrolowanie realizacji założeń budżetowych w oparciu o pojazdy oraz MPK. Konfiguracja modułu zapewnia kontrolowanie wybranych kosztów oraz precyzyjne raportowanie.
Moduł ADO/RODO
Moduł Administracja Danymi Osobowymi spełnia wymagania rozporządzenia MSWiA z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych, w szczególności § 7 ww. rozporządzenia jak również dyrektywie unijnej RODO pod kątem przetwarzania danych osobowych.
Moduł Uprawnienia
Moduł uprawnień umożliwia precyzyjne przypisanie praw Operatorom systemu (podgląd, dodawanie, usuwanie, edytowanie) do wybranych elementów tematycznych (np. pojazdy, polisy, szkody) oraz do zasobów (np. pracownicy i pojazdy).
Aplikacja WWW umożliwia szybki dostęp do wybranych informacji oraz dodawania wybranych zdarzeń użytkownikom pojazdów i ich przełożonym, którzy nie wymagają dostępu do funkcjonalności systemów "desktopowych". Dostęp do danych zależy od uprawnień pracownika.
Moduł Rezerwacje pojazdów dyspozycyjnych
Moduł zapewnia dodawanie i modyfikacje rezerwacji pojazdów dyspozycyjnych, realizuje proces akceptacji, wydawanie i zdawanie pojazdów.
Aplikacja mobilna wykorzystuje urządzenia przenośne (smartfony oraz tablety) do wprowadzania danych operacyjnych. Zakres funkcjonalny aplikacji zależy od potrzeb, a dostępne opcje zależne są od uprawnień użytkownika aplikacji. Może to być np.: przekazywanie i zdawanie pojazdu, oględziny pojazdu czy dostęp do danych ewidencyjnych i eksploatacyjnych pojazdu.
Podczas przekazania pojazdu możliwe jest złożenie podpisów na ekranie smartfonu zarówno przez pracownika odbierającego lub zwracającego pojazd, jaki i administratora floty. Podczas operacji przekazania można także dodać zdjęcia. Po akceptacji pojazd natychmiast zmienia status w bazie danych, a podpisany protokół przekazania pojazdu stanowi załącznik wykonanej operacji.
Moduły dodatkowe stanowią rozszerzenie systemu Carmen zarówno jako nowe funkcjonalności, jak i funkcjonalności znacznie rozszerzone względem modułów podstawowych. Wiele z nich jest powiązanych z aplikacją WWW oraz aplikacją mobilną.
Moduł Wielofirmowy
Moduł umożliwia obsługę w systemie więcej niż jednej firmy. Uprawnienia zapewniają dostęp do danych uprawnionym osobom wyłącznie w zakresie własnych pojazdów i użytkowników, a wszystkie koszty oraz rozliczenia przypisywane są do określonej firmy. Każda zarejestrowana w systemie firma może posiadać własną strukturę organizacyjną.
Rozwiązanie takie pozwala na analizę wybranych firm lub całości.
Moduł Akceptacja i księgowania faktur
Zadaniem modułu jest integracja systemu Carmen z systemem finansowym (księgowym) firmy. Po wprowadzeniu (imporcie) faktury do Carmena, jest ona akceptowana i w określonej podczas integracji postaci trafia do systemu finansowego, gdzie polega procesowi księgowania. Cały proces odbywa się w sposób w pełni zautomatyzowany, przy minimalnej ingerencji Operatora systemu.
Podłączanie Carmena do firmowej kancelarii faktur
Faktury flotowe docierające do firmowej kancelarii faktur są kierowane do Carmena. Tutaj są obrabiane. Dla faktur prostych uzupełniane są pozycja faktur, a faktury importowane do Carmena (paliwowe, leasingowe, serwisowe i inne) są podłączane do dokumentów pochodzących z kancelarii. Kompletne faktury z danymi wymaganymi do prawidłowego zaksięgowania są przekazywane do systemu finansowego.
Moduł RMK (Rozliczanie międzyokresowe kosztów)
Moduł umożliwia podział kosztu na miesięczne raty, księgowania kosztu w miesiącu zakupu oraz zaliczania określonych rat w kolejnych miesiącach. Procesowi mogą być poddane dowolne koszty ewidencjonowane w Carmenie. Na przykład na potrzeby modułu kosztowego możliwe jest comiesięczne przygotowywanie stosowanego dokumentu dla księgowości z kosztami polis do zaksięgowania w miesiącu.
Moduł GPS
Celem modułu jest interpretacja danych GPS i wykorzystanie ich w Carmenie. W tym celu wykorzystujemy dane pobierane z urządzeń zainstalowanych w pojazdach. Gdzie wykorzystujemy te dane? Podstawowe wykorzystanie to pobieranie stanu licznika przy standardowych czynnościach takich jak przekazanie / zdanie pojazdu, wymiany opon, liczniki przy tankowania, kontrolowanie stanu realizacji umów leasingu i wynajmu, zadania Centrum Operacji, planowanie wymian pojazdów i wiele innych.
Moduł Centrum Operacji
To rozszerzenie wspomagające zarządzanie i kontrolę realizacji zadań cyklicznych, m.in.: badań technicznych, przeglądów, opon oraz zadań bieżących, w tym: pojazdami zastępczymi i procesem likwidacji szkód. Realizuje powiadamianie użytkowników pojazdów, umożliwia im dostęp do zadań oraz umożliwia zarządzanie i kontrolę tych zadań. Działa na platformach: desktopowej, WWW oraz mobilnej.
Moduł TAXI
Korzystanie z usług sieci taksówkowych jest alternatywą lub uzupełnieniem dla pojazdów dyspozycyjnych, szczególnie w dużych ośrodkach miejskich. Moduł umożliwia ewidencjonowanie kart TAXI i voucherów oraz importowanie faktur od dostawców usług taxi. Podczas importu faktur koszty wyjazdów TAXI przypisywane są do pracowników, kart taxi oraz MPK.
Charakteryzuje go, typowy dla systemu Carmen, intuicyjny i przyjazny interfejs, w którym zastosowano szereg nowatorskich rozwiązań umożliwiających łatwe wprowadzanie danych oraz szybki dostęp do wybranych informacji. Możliwość pracy na wielu widokach, dająca jednoczesny dostęp do wielu modułów oraz opcji dodawania, podglądania i edytowania danych. Wykonywanie operacji grupowych, które usprawnia i przyspiesza pracę, zwłaszcza w przypadku modyfikacji danych. Szerokie możliwości konfiguracyjne oraz tworzenie profili umożliwiające dostosowanie zawartości widoków oraz sposobu wyświetlania informacji do indywidualnych potrzeb każdego użytkownika systemu a automatyczna kontrola statusów eliminuje błędy ludzkie podczas wprowadzania newralgicznych danych.