Rozwiązania biznesowe

Rozwiązanie biznesowe bazują na systemie Carmen. Rozszerzają możliwości określonych modułów lub stanowią odrębna całość. Usprawniają procesy zarządcze wewnątrz firmy lub umożliwiają zaangażowanie firm świadczących usługi flotowe w optymalizację procesu zarządzania pojazdami. W efekcie powstają rozwiązania z optymalnym obiegiem dokumentów i procesem wymiany danych w ‘czasie rzeczywistym’.

Kancelaria faktur – obsługa szczegółowych faktur z warsztatów zewnętrznych

Rozwiązanie umożliwia ewidencjonowanie oraz zrządzanie dokumentami kosztowymi (fakturami) wystawianymi w postaci elektronicznej przez firmy zewnętrzne (np. w postaci dostępu do bazy danych faktur). Faktury takie otrzymywane są najczęściej od stacji napraw samochodów i zawierają bardzo dużo szczegółowych pozycji mało przydatnych w procesie zarządzania (np. koszty drobnych części). Takie dokumenty przetwarzane są w Carmenie w module kancelarii faktur. Określone pozycje faktur źródłowych grupowane są w jedną pozycję (np. wymiana amortyzatora czy przegląd po 60 tys. km). Powstają faktury posiadające kilka pozycji, pozwalające w wykonywanie analityki kosztów dostępnej w Carmenie. Docelowo faktury księgowane są do systemu finansowego firmy.

Wprowadzanie faktur i szkód przez firmy zewnętrzne

Rozwiązanie umożliwia wprowadzanie faktur kosztowych do Carmena pracownikom firm zewnętrznych związanych z obsługą floty pojazdów. Do współpracy zapraszane są wybrane firmy wykonujące usługi oraz współpracujące w zarządzaniu flotą samochodową (warsztaty, punkty wymiany opon, brokerzy). Wprowadzane są zazwyczaj faktury za usługi napraw lub wymiany opon naszych pojazdów wykonywane przez warsztaty samochodowe. Podobnie brokerzy obsługują proces rejestracji i likwidacji szkód oraz odszkodowań naszych pojazdów.

Zewnętrzne firmy otrzymują dostęp do określonych danych z wykorzystaniem technologii WWW. Warsztaty wprowadzają faktury i certyfikaty (przeglądy okresowe, badania techniczne itp.). Po stwierdzeniu ich poprawności akceptują fakturę, co powoduje że taka faktura pojawią się w centrali firmy. Tutaj dane faktury są porównywane z ‘papierowymi’ fakturami dostarczonymi przez dostawców (np. w postaci skanów) i akceptowane w wersji desktop przez uprawnionego pracownika. Tak przygotowane faktury (konta księgowe, MPK, rozksięgowane zgodnie z zasadami odliczania VAT i podziału na KUP.NKUP) są księgowane do systemy finansowego firmy.

Podobnie wygląda obieg dokumentów związanych ze szkodami. Brokerzy wprowadzają szkody, a uprawnieni pracownicy decydują o zmianie statusu szkody na ‘zakończona’.

Rezerwacja i rozliczanie pojazdów dyspozycyjnych

Rozwiązanie umożliwia zarządzenie pojazdami dyspozycyjnymi, czyli rezerwację, akceptację, wydawanie i zdawanie oraz rozliczanie kosztów tych pojazdów między MPK użytkowników. W zależności od przyjętego modelu akceptacji rezerwacji dostępna jest akceptacja jedno lub dwupoziomowa. Różne tez mogą być sposoby przekazywania pojazdu (przez dział floty lub opiekuna pojazdu).

Administratorzy pojazdów mają bieżący obraz stanu pojazdów dyspozycyjnych. Pracownicy, ich przełożenie oraz osoby odpowiedzialne za pojazdy dyspozycyjne maja do dyspozycji statystyki rezerwacji i wyjazdów.

Dostępna jest także wersja rezerwacji nazwana przez nas AUTO STOP. Umożliwia ona udostępnianie miejsc w pojeździe podczas wyjazdów innym pracownikom. Dzięki temu zmniejsza się liczba pojazdów firmowych jadących tego samego dnia w to samo miejsce, a to wpływa na oszczędności kosztów firmy.

Całość procesu realizowana jest w aplikacji WWW, a kolejne etapy procesu są potwierdzane przez wysyłanie maili informujących o stanie rezerwacji, konieczności akceptacji lub przekazaniu lub zdaniu pojazdu. Całość rezerwacji monitorowana jest w wersji desktop.

Rozliczanie ryczałtów za użytkowanie pojazdów służbowych do celów prywatnych

Rozwiązanie realizuje proces obciążania użytkowników pojazdów służbowych za użytkowanie pojazdów do celów prywatnych, zgodnie z obowiązującymi przepisami. W zależności od przyjętego modelu, obciążenia tworzone są na podstawie umów z pracownikiem o użytkowaniu pojazdu do celów prywatnych lub na podstawie oświadczenia pracownika i historii pojazdu (przekazania i zdania). Do miesięcznego rozliczenia tworzone są raporty lub dedykowane eksporty do systemu finansowego.

Całość wsparta jest aplikacja WWW lub Mobilną, umożliwiająca dostęp do danych uprawnionym pracownikom oraz wysyłaniem maili informujących o kwocie obciążenia.

Warsztat i magazyn (mały warsztat)

Rozwiązanie adresowane jest do firm, które potrzebują zarządzać praca własnych warsztatów i gospodarka częściami zamiennymi do pojazdów w zakresie remontu pojazdów własnych. Integralna częścią rozwiązania jest magazyn części. Podstawowym elementem jest zlecenie warsztatowe związane z pojazdem. Do zlecenia wydawane są części z magazynu i przypisywana jest praca mechaników.

Jest prostszym, wymagającym mniejszych zasobów osobowych niż system Carmen WiT.

Rozliczanie pracy pojazdów i pracowników w oparciu o dane GPS - EKD (elektroniczne karty drogowe)

Rozwiązanie realizuje proces tworzenia i akceptacji kart drogowych pojazdów w zakresie miesiąca pracy pojazdu. Karty tworzone są w Carmenie na podstawie danych o historii pojazdu i danych GPS pochodzących z urządzeń zainstalowanych w pojazdach.

Całość wsparta jest na aplikacji WWW umożliwiającej dostęp do danych pracownikom i ich przełożonym. W zależności od przyjętego modelu karty tworzone są automatycznie lub przez pracowników na podstawie dostępnych im danych.

Rozliczanie limitów telefonicznych pracowników

Rozwiązanie realizuje proces przydzielania limitów telefonicznych pracowników oraz ich miesięcznego rozliczania. W zależności od przyjętego modelu limit może być przypisywany do pracownika lub do telefonu. Rozliczenia tworzone są na podstawie bilingów dostarczanych przez operatorów telefonii komórkowej importowanych do Carmena.

Do miesięcznego rozliczenia tworzone są raporty lub dedykowane eksporty do systemu finansowego umożliwiające obciążania pracowników za przekroczenie tych limitów.

Całość wsparta jest aplikacją WWW lub Mobilną, umożliwiająca dostęp do danych uprawnionym pracownikom oraz wysyłaniem maili informujących o rozliczeniu.

Karty TAXI

Rozwiązanie to jest alternatywnym sposobem na zapewnienie mobilności pracownikom korzystającym incydentalnie z pojazdów dyspozycyjnych. Zamiast pojazdów dyspozycyjnych pracownicy otrzymują stałe karty taxi lub jednorazowe vouchery. Rozwiązanie takie dedykowane jest firmom działającym w wielkich miastach, gdzie trudno jest zaparkować w centrum, czas spotkań jest trudny do zdefiniowania oraz koszty parkowania są wysokie. Raz w miesiącu korporacje taksówkowe przesyłają billing wyjazdów, który jest importowany do Carmena i rozliczany jak faktura. Koszty są dzielone na MPK i konta księgowe, a następnie eksportowane do systemu finansowego.

Całość wspomagana jest aplikacją WWW umożliwiającą dostęp do danych (aktualne karty i vouchery, wyjazdy) pracownikom i ich przełożonym.

Moduł Kart dostępu

Moduł kart dostępu zapewnia ewidencję oraz gospodarką kartami dostępu do pomieszczeń dla pracowników firmy lub pracowników firm zewnętrznych. Moduł realizuje: definiowanie obszarów dostępu, rodzajów  i typów kart (stała, tymczasowa) oraz kontroluje proces wydawania i zwrotu kart.